一、系統介紹
電子簽到系統是為了實現各級政府、人大、政協、論壇、峰會等會議的簽到數據採集、數據統計和簽到報表打印，實現會議管理自動化而專門研製的立櫃式會議簽到系統。
會議的組織者可以非常方便地實時統計、查閱會議出席情況，如應到會議人數、實到人數及參會人員的座位號等，為有效地掌握、管理參會人員出入和出席情況提供了方便快捷的解決方案。
立櫃式簽到是當前會議比較常用的一種簽到設備，本文對立櫃式簽到方式進行比較詳細的介紹。
一般將立櫃擺放在領資料處、會場入口或者餐廳入口，可以分別作為領資料、進會場以及就餐驗証身份的設備。參會人員持簽到卡在屏幕下方刷卡驗証。根據會議規模，會場使用可以一台、或多台同時運行，入口刷卡與會議報到處實現局域網互聯。
簽到卡：應用立櫃式簽到，必須要做簽到卡，每位來賓人手一張。實際應用中，簽到卡可以和出席証、就餐証功能合一。簽到卡一般是和銀行卡大小，也可以根據客戶需要製作異形卡。
立櫃簽到機根據放置地點的不同，可以實現不同的功能：
在領資料處： 參會者刷卡，系統顯示參會者的基本信息，並提示可以領資料。對於不能領資料，或者已經領過資料的，系統會聲音報警。
在會場入口：參會者在會場入口刷卡，系統可以顯示參會者的基本信息，並提示可以進入會場，或者歡迎光臨字樣。也可以聲音提示“歡迎”，並可以顯示來賓座位號等。對於不能進入會場的，系統會聲音提示，或顯示請到會議報到處報到等字樣。
在餐廳入口：參會者在餐廳入口刷卡，系統可以顯示參會者的基本信息，並提示可以就餐等。對於不能就餐的，系統會聲音提示，或在屏幕上顯示請到會議報到處查詢等字樣。
尤其是在就餐時，如果採用以前餐券方式，有可能有的參會者假托餐券丟失，要求補辦，而實際上是把餐券給了其他朋友，從而造成會議組織者的損失。如果採用立櫃式刷卡，當有人說餐券丟失時，完全可以補辦簽到卡，而原有的簽到卡立即作廢，所以其他人就不可能拿原來簽到卡進入餐廳了。
對於可能出現的進入餐廳兩人，其中一人將兩張卡又拿出來給其他人的情況，在餐廳門口可以放置兩台立櫃機，一台專門用於進餐廳，出餐廳則必須在另一台立櫃機上刷卡，因為一個人只能刷一次，這樣即使有人帶多張卡出餐廳，因為只有一張是系統記錄過離開餐廳的，在其他人拿別的卡進入會場時，系統會提示此卡並沒有出來過，不能進入餐廳。從而杜絕帶多人吃飯的情況，維護了會議組織者的利益。
但在實際進餐廳就餐時，有時候有些來賓是會議組織者認識的，又確實忘記帶卡，所以系統允許特別卡的存在，用特別卡刷卡，系統也會記錄就餐數量，這樣就可以保持實際進入人數與系統屏幕顯示的數量一致。
三、其他功能
和我公司其他簽到方式一致，有些功能是各種簽到方式共用的。例如：
1 、參會者名單導入功能。如果參會者，或者大部分參會者的信息提前知道，則可以整理到EXCEL中，簽到系統提供導入功能，可以直接將名單導入到系統中，就不用一條條的人工再錄入了。
2 、收費系統。有些會議，需要在會議報到時收取參會費等。簽到系統提供財務收費模塊，可以直接輸入收費的金額，支付方式是現金還是轉賬，這樣可以實時統計收到的現金總額，方便結賬。
3 、現場制卡功能。如果簽到卡上有參會者的個人信息，對於提前能確定出席會議的，一般是提前把簽到卡做好，現場人來后，就把簽到卡給來賓。但如果現場有來賓臨時參會，而又必須製作顯示個人信息的簽到卡，我們還可以提供熱昇華的証卡打印機，並且系統預裝了卡片樣式，並可以連接數碼相機，支持現場報名、現場拍照，現場制卡，保証參會人員快速入場。
5、簽到設備聯網。多台立櫃簽到機與會場報到處的電腦都可以連成局域網，信息可以及時更新。整個會議的簽到都在電子化的管理下，簽到、領資料、進會場、就餐等流程就比較清晰流暢。並且會議組織者可以及時查看各項工作的進展，統計相關報表。
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